Tim Ferriss décrit l’e-mail comme la plus grande source d’interruption de notre vie moderne. Il veut dire par là que ce magnifique outil de communication est devenu l’une des formes les plus dangereuses de baisse de productivité au travail, mais aussi dans la vie en générale. Combien de personnes restent accrochées à leur smartphone pour répondre à un e-mail qu’il vienne de recevoir ? Ce message méritait-il une réponse rapide ? Était-ce urgent ? Dans 98% des cas, ça pouvait attendre quelques heures voir le lendemain. Une solution simple existe pour les semaines ou vous partez en vacances, mais aussi pour celle ou vous travaillez. La mise en place d’un autorépondeur ou message automatique (attention là je ne parle pas d’autorépondeur pour blog type Aweber/Mailchimp..) se trouve être l’outil adapté à l’annulation de ces interruptions continuelles dues aux emails. L’envoi d’une réponse automatique apportera plusieurs bienfaits que je décrirai dans une première partie, puis je vous expliquerai dans une seconde comment le mettre en place effectivement sur votre boite e-mail. Faites-le immédiatement après avoir lu l’article, vous gagnerez un temps incroyable en concentration.

 

I) Pourquoi devoir utiliser un autorépondeur ?

L’envoi d’une réponse automatique se justifie par trois arguments :

1) Le développement d’internet,des réseaux et des smartphones ces dix dernières années à grandement réduit la capacité/la volonté des personnes à attendre une réponse. On désire recevoir un message retour immédiatement et si c’était possible, avant d’envoyer notre propre e-mail. Au bout d’une heure, on trouve déjà le temps long, un jour, c’est un manque de politesse et pour une semaine, on pense qu’il doit y avoir un vrai problème ! La mise en place d’un autorépondeur va immédiatement informer l’émetteur du premier message, de la date à laquelle il pourra espérer une réponse et de la raison pour laquelle vous ne lui répondez pas immédiatement. Il pourra alors attendre le temps qu’il faut.

2) Au travail, certaines tâches peuvent être urgentes ou sensibles, c’est pourquoi vous devez absolument avertir l’émetteur de la date et l’heure à laquelle votre message sera traité, dans l’éventualité ou ce traitement ne serait pas effectué avant au moins le lendemain. Si vous répondez à vos messages au moins deux fois par jour, la réponse automatique s’avère alors inutile. Prévenir qu’on est parti en vacances permet de ne pas attendre une réponse indéfiniment et de chercher une autre source d’informations, c’est à dire de contacter quelqu’un d’autres susceptibles de nous répondre ou de trouver l’info par d’autres moyens. En plus d’être une mesure de politesse, cela permet d’augmenter l’efficience de l’entreprise entière.

3) Augmentation de la productivité en minimisant les interruptions (on reste concentré sur notre tâche) et en traitant l’ensemble des messages d’un seul coup (meilleure efficacité). La lecture et la réponse des mails prennent une forte dose de capacité intellectuelle, car vous devez vous rappeler de messages précédents, analyser des données, trouver d’autres informations.. Cette tâche mérite une attention toute particulière, c’est pourquoi vous devez y consacrer des plages horaires. Si à chaque fois que vous recevez un email vous interrompez votre tâche en cours, il est ensuite très difficile de s’y remettre à 100%. Mettez donc en place un autorépondeur qui vous permettra de travailler vos emails seulement à certaines périodes bien définies.

II) Comment mettre en place une réponse automatique

Ok, on sait maintenant pourquoi il faut mettre en place ce genre d’outil. Avant de voir comment mettre en place un autorépondeur, vous devez vous occuper de deux choses :

– enlever la notification sonore sur votre ordinateur ou smartphone du logiciel de messagerie.

– vous forcer à lire vos messages qu’une à deux fois par jour, à horaire fixe. Personnellement, sur ma boite email de travail, c’est 11h00 (après avoir effectué les tâches les plus importantes de ma journée!!) puis 17h00 (pas trop tard sinon on pense toute la soirée aux derniers mails qu’on a reçus). Qu’est-ce qui se passe si vous ne lisez vos messages plus qu’une fois par jour ? Ou une fois par semaine ? En réalité rien de bien grave, à part vous sentir beaucoup plus libre.

Maintenant, sur toutes vos boites qui ne sont pas réservées au travail ou alors dans le cas où vous partez en vacances, vous allez mettre en place un auto-répondeur.

Réponse automatique sur une boite outlook.com/hotmail.com :

Une fois connecté à votre boite email, rendez-vous sur la petite roue des paramètres en haut à droite, puis option. Là, dans « gestion de compte », cliquez sur « envoi de réponse automatique en cas d’absence ». Activez l’option et entrez le texte comme expliqué dans le paragraphe ci-dessous.

outlook 1

outlook 2

Réponse automatique sur une boite Gmail :

Une fois connecté à votre boite Gmail, rendez-vous sur la petite roue en haut à droite puis dans « paramètre » remplir le paragraphe « réponse automatique ».

gmail

Réponse automatique sur One and One webmail :

Rendez-vous sur la petite roue en haut, puis « extra » et enfin « réponse automatique ».

one and one

Pour tous les autres systèmes de messagerie, la méthode reste la même, allez dans paramètre et recherchez le mode réponse automatique ou autorépondeur.

Maintenant que l’on sait mettre en place notre outil, qu’écrire dans le texte ?

Vous devez faire comprendre à l’émetteur du message qu’il n’obtiendra pas de réponse tout de suite.

Pour cela, lui dire pourquoi il ne recevra pas de messages immédiatement (vous êtes en vacances, occupé ailleurs, sur un autre projet, débordé..), puis l’informer de la date/heure à laquelle il devrait recevoir une réponse.

Ensuite, expliquez que pour toute urgence, c’est-à-dire pour quelque chose qui ne peut pas attendre le temps défini plus haut, il faut contacter telle ou telle personne, ou alors appeler sur le téléphone portable.

Voici un exemple de mail que vous pouvez recevoir en me contactant à travers ce blog :

« Bonjour,
merci de m’avoir contacté.
Mes travaux en cours me prennent beaucoup de temps; c’est pourquoi je ne lis les messages de cette boite e-mail que le lundi matin et jeudi matin. Pour toute urgence, veuillez me contacter sur mon téléphone portable, sinon merci de patienter jusqu’à ma prochaine consultation.

En espérant que vous comprendrez ma démarche.

Cordialement,

Patouillard Thibaut
Demarretonaventure.com »

Les gens ne comprennent pas forcément pourquoi vous mettez en place une réponse automatique; expliquez alors que c’est pour être plus efficace, augmenter votre productivité, ou simplement profiter de la vie. La majorité d’entre eux saisiront, les autres n’auront pas le choix que d’attendre. Un autre phénomène entre en jeu quand vos collègues ou amis se rendent compte que vous ne répondez pas immédiatement : il synthétise au maximum leur message et n’oublie rien. Au lieu de vous envoyer quatre/cinq messages pour mettre un projet en place, seulement deux ou trois seront finalement nécessaires ! Et voilà encore un gain de productivité !

Vous aurez compris ce que vous avez à gagner à la mise en place d’un autorépondeur. N’hésitez plus, faites-le immédiatement.

En avez-vous un en place ? Quel est votre message ? Pensez-vous qu’une méthode comme celle-ci optimisera votre rendement sur le traitement des emails ?

 

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