Même à l’heure du numérique, de l’écologie et des smartphones, je suis sur que vous continuez à garder tous vos documents administratifs, bancaires, fiscaux, d’entreprise ou de famille.. dans de grands dossiers poussiéreux. N’avez-vous jamais passé un quart d’heure à essayer de retrouver une feuille bien spécifique qui s’était glissée dans le mauvais dossier ? Je suis certain que vos classeurs débordent et prennent une place pas possible sur vos étagères. J’étais comme vous mes amis ;), mais j’ai changé ! Les outils de Cloud et les nouvelles applications nous permettent d’écarter de nombreuses contraintes. Numériser vos documents vous apporte bien plus qu’un gain de place, et c’est ce que nous verrons dans une première partie. C’est bien beau de comprendre l’efficacité d’un tel système, mais comment met-on tout ça en place ? Et si je n’ai pas de scanner comment je fais ? No worries, je vais vous expliquer les méthodes à mettre en place pour sauvegarder très rapidement et facilement vos documents papier. Tout ceci sera à découvrir dans la deuxième partie.
I) Voilà pourquoi vous passerez au numérique
* Pour faire moins de paperasse
C’est la raison la plus évidente, voilà pourquoi elle arrive en premier. Si vous avez vingt ans, vous ne disposez que de quelques documents importants. Mais si vous approchez de la quarantaine, là ce n’est plus la même histoire ! Il est évident que vous utilisez au moins cinq dossiers/classeurs, prêts à éclater et rangés sur une étagère quelque part. Leur nombre augmente avec les années et l’expansion (heureuse) de votre famille. Combien de feuilles inutiles ? Vous ne le savez même pas et n’avez pas envie de vous y perdre pour faire un grand ménage de printemps. La solution, la numérisation et l’envoi automatique des fichiers sur un Cloud.
* Pour retrouver un document important et les trier
Ne me dites pas qu’il ne vous soit jamais arrivé de perdre un quart d’heure pour retrouver un papier de mutuel ou d’assurance habitation. Entre les feuilles rangées dans les mauvais dossiers et le fait que vous ne triez pas du tout vos documents, la recherche devient un moment horrible. Vous savez qu’il existe des logiciels qui détiennent la capacité de lire les mots écrits sur vos documents papier ou de reconnaitre des signes ? Du coup vous pouvez mettre la main sur n’importe quel papier en approximativement deux secondes.. La techno sera expliquée en deuxième partie d’article. Et si vous souhaitez trier vos documents, les classer, les ranger, est-ce plus simple à la main ou sur un ordinateur en trois clics de souris ?
* La sauvegarde, on y pense trop tard
En général, c’est quand la maison a pris feu ou que l’inondation a ravagé le rez-de-chaussée qu’on pense à sauvegarder ses documents. Les papiers essentiels doivent être conservés malgré tout, mais ceux de moindres importances jetés à la poubelle une fois numérisé. Envoyer vos fichiers sur le Cloud (Evernote/Dropbox/Google drive..) permets de les sauvegarder à l’infini sur des serveurs sécurisés un peu partout sur la planète. Pour certain, ça sera la raison principale pour passer à la numérisation, pour d’autres ce ne sera qu’une bonne idée. Dans tous les cas, faites-le !
II) Quelles méthodes utiliser ?
Avant de parler des logiciels et outils à mettre en place, il faut savoir “que faire” des anciens documents papier. Si vous êtes chanceux et n’en disposez pas de beaucoup un tri rapide de cinq minutes vous permettra de connaitre les documents à numériser et garder, ceux à numériser et jeter puis ceux à jeter tout simplement. Ce tri, essentiel avant de commencer la numérisation sera un peu plus long si vous possédez beaucoup de feuilles, mais ne devra pas excéder vingt ou trente minutes. La première numérisation prend un temps important, mais ce qui est fait n’est plus à faire. Ensuite, une fois par semaine ou même immédiatement après avoir ouvert votre courrier, vous numériserez votre document et le jetterez aux ordures (recyclable).
Si vous possédez un scanner :
Tout d’abord, téléchargez l’excellent logiciel “Evernote” et ouvrez-le. Dans la colonne de gauche, créez plusieurs carnets de notes en fonction de vos besoins. Par exemple : bureau, assurance, famille, administration…
Vous pourrez mettre chaque document dans la partie qui lui correspond une fois ceux-ci scannés. À chaque fois que vous numérisez un nouveau fichier, créez une nouvelle note et introduisez votre document. Rien de plus simple. Vous pourrez ensuite faire une recherche de document par nom, date, ou même mot à l’intérieur du document si vous disposez de la version pro d’Evernote. Ce logiciel a de nombreuses fonctionnalités et vous sera utile pour un grand nombre de tâches. Je sais que je ne perds plus de document grâce à lui, et que je ne garde pas de feuilles inutiles qui prennent la poussière. Quasiment tous les documents peuvent ensuite être jetés, seuls quand on a besoin des papiers originaux, ceux-ci doivent être conservés.
Sinon au smartphone :
Vous ne disposez pas de scanner ? Pas grave, vous détenez certainement un smartphone. Pas mal d’applications sont disponibles pour prendre des photos de vos documents, mais une sort particulièrement du lot. Cette apps s’appelle “CamScanner” (sous Android dans le PlayStore, il y a une version gratuite) et permet de numériser rapidement n’importe quel papier. Grâce à une technologie spéciale, la qualité de la photo est améliorée et vos documents ressortent exactement comme si vous l’aviez passé dans un scanner. Le plus de l’appli ? Elle envoie directement votre document sur leur Cloud ou encore dans votre Dropbox ! Aucun besoin de le faire manuellement. Je pense que c’est la méthode la plus efficace pour garder tous ces documents. On sort le portable, on lance l’appli, on prend la photo et c’est fini. Franchement pas plus de 15 secondes pour sauvegarder vos papiers importants et pouvoir le jeter ensuite.
J’espère vous avoir convaincu de passer au “tout numérique”. Ça sera un gain de temps et d’espace par la suite même si vous devez faire un petit effort pour la première grosse phase de numérisation. Utilisez-vous déjà ces méthodes ? Pensez-vous vous y mettre ?
