Les informations de cet article s’appliquent aussi bien à un projet de site web, de start-up ou d’entreprise classique. Quand on désire se lancer dans une vraie aventure, il faut se contraindre à respecter des délais et des deadlines pour avancer correctement. Au début, on décide le jour même de ce sur quoi on va travailler et notre vision se limite à une semaine maximum. Puis on se rend compte qu’on doit prévoir davantage en amont les tâches à réaliser et que pour maximiser notre productivité celles-ci ont intérêt à être définies à l’avance. Dire ça c’est bien beau, mais l’appliquer c’est une autre histoire. Je vous présenterai dans une première partie les outils permettant de planifier vos tâches et missions à l’avance, puis en deuxième partie, quelque conseils pour s’y tenir.  Ne négligez surtout pas l’étape de planification, elle vous apportera productivité et sérénité ainsi qu’une clarté qui empêchera la procrastination. Ne perdons pas plus de temps, c’est parti !

 

I) Les outils de planification

Il existe des dizaines d’outils de planification et de productivité. Je vais vous fournir ici ceux que j’utilise et qui sont gratuits. Si vous en connaissez d’autres, je serai ravi d’en entendre parler dans la partie commentaire.

Pour la planification au mois, j’utilise le très bon logiciel GanttProject disponible gratuitement ici.

Après avoir listé sur une feuille de papier les grandes étapes de votre projet dans leur ordre de déroulement (ex : il faut d’abord configurer son hébergeur web avant d’installer un site dessus..), vous pourrez les entrer dans ce logiciel. Pour chaque étape, vous définirez la période pendant laquelle vous voulez l’exécuter et dans l’éventualité d’un travail à plusieurs, qui doit effectuer la tâche. Au bout d’une petite heure de travail, vous aurez devant vous l’évolution des étapes sur plusieurs mois et ceci vous éclairera certainement sur l’avenir du projet. Ce travail permet de définir des priorités et de découvrir des problèmes de planifications auxquels vous n’aurez pas pensé. C’est un gain de temps indéniable. Vous ajouterez au fur et à mesure de nouvelles étapes quand vous en découvrirez l’existence.

Ex GanttProject :

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Connaissant le travail qui vous attend sur les six prochains mois (ou l’année), il est temps de planifier vos tâches de chaque semaine.

Pour cela j’utilise un outil simple et accessible à tous, c’est le Google Agenda. Chaque mois, définissez dans ce logiciel vos rendez-vous et grandes tâches à accomplir chaque jour. Si vous avez défini dans le Gantt que sur un mois vous deviez créer le design de votre site, vous inscrire en tant qu’autoentrepreneur et suivre une formation en finance, étalez ces étapes en journée sur votre agenda Google. Vous aurez toujours cet agenda à disposition pour une modification rapide via votre smartphone. Même si des changements de planning vont se produire, définir ce que vous devez faire pour la semaine reste primordiale pour éviter la procrastination. Impossible de ce dire, « je ferai ce boulot demain, là j’ai pas trop envie », car demain il y a déjà quelques choses d’autres de prévus. La majorité des personnes ont besoin d’un cadre pour avancer et c’est grâce à ces outils que vous pourrez le faire. Ci-dessous, un exemple d’utilisation de Google Agenda pour vous faire une idée (pas le mien 😉 ) :

googleAgenda

 

Planification de tâche des journées

Attention, cette étape doit être faite en fin de semaine (vendredi, samedi ou dimanche), pour la semaine suivante. Vous ne devez pas vous lever le matin et vous dire, « qu’est-ce que je fais aujourd’hui ».

L’outil à utiliser pour cela se trouve être le bon gestionnaire de tache Trello.

Trello n’est pas fait pour définir les tâches à faire chaque jour, mais je vous conseille la création d’un petit board par jours de la semaine, et vous modifierez chaque tableau en fin de semaine pour y entrer les tâches à effectuer, jour par jour, pour la semaine suivante. Comme j’ai déjà expliqué dans un autre article de ce blog, certaines personnes préfèrent commencer par les tâches les plus durs pour finir par les plus simples (et moins chronophages) en fin de journée quand ils sont fatigués. Pour ma part c’est l’inverse, je préfère m’occuper des petites tâches et voir que ma liste a diminué de 80% en deux heures pour m’atteler enfin aux travaux les plus importants. Cette méthode me parait aussi plus productive, car si on commence par les tâches longues et compliquées, on finit par toujours repousser les dernières petites tâches, car on est déjà satisfait d’avoir fait les grosses. Au final, les petites deviennent des grosses.. C’est à chacun de définir sa préférence ! Pour les « Old School », l’utilisation d’un carnet de travail pour noter les tâches à effectuer chaque jour fonctionne toujours ! Pour se faire une idée de l’outil Trello :

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II) Tout est planifié, maintenant il faut s’y tenir !

À quoi bon passer deux heures à mettre à jour son Gantt, son Agenda Google et son Trello si c’est pour ne pas tenir ses engagements ? On a beau être très motivé (besoin de gagner de l’argent, envie d’autonomie, de créer son propre business..) parfois on perd du temps sur Facebook ou sur son blog favori (sur demarretonaventure.com on ne perd jamais de temps par contre, question d’univers parallèle un peu complexe.. 😉 ) et on n’avance pas. Voici trois méthodes simples pour tenir ses engagements et suivre son planning.

 

– J’appellerai cette première méthode l’engagement social. QueuA ? Je m’explique : une des raisons qui pousse le plus les gens à agir, c’est parce qu’ils ont déclaré à un de leur proche ou à une de leur connaissance, qu’il allait passer à l’action. Personne n’aime devoir expliquer pourquoi on n’a pas pu faire ce qu’on avait promis la semaine précédente. Prenez l’habitude d’informer, lors d’une conversation normale, vos proches (et surtout les gens que vous ne voulez pas décevoir) de vos projets et grandes étapes. Expliquez-leur que votre entreprise doit être créée dans trois semaines, que la plateforme web finit pour la fin de l’été, et que vous aimeriez recevoir votre premier salaire dans un an. L’engagement social demeure très puissant, et même si on peut toujours trouver des excuses pour expliquer nos échecs, ce n’est jamais plaisant d’en parler.

PS : Gardez en tête que créer son entreprise et ne pas réussir à la faire décoller n’est pas un échec, c’est juste un gain d’expérience. Vous aurez de toute façon mieux fait que les 97% des gens incapables de démarrer leur aventure.

 

– Rien de bien compliqué ou innovant ici, mais au final cette méthode n’est pas si simple à respecter pour les entrepreneurs. Vous devez, dans la mesure du possible, vous fixer des horaires de travail et ne pas les modifier. Le but de cette méthode consiste à se créer un rituel ou une routine vous permettant d’être le plus efficace possible. Avant de fixer ces horaires, définissez vos heures de travail les plus productives. Est-ce le matin ? L’après-midi ? La nuit ? Le samedi ou le lundi ? Lors de la détermination de ces horaires et jours, tenez compte du temps que vous devez garder « pour vous ». Ce temps doit être consacré à votre sport ou votre activité favorite. L’intérêt s’avère être de décompresser et « de ne pas péter un câble ». Quand vous connaissez vos jours, et heures les plus productifs, ainsi que ceux que vous voulez consacrer « à vous », définissez l’agenda Google. Si vous savez que vous travaillez le plus efficacement entre 20h et minuit, vous vous tiendrez à votre agenda et à votre planning.

 

– Lancez-vous à 100% nom de nom ! Je sais que ce n’est pas simple, mais le meilleur moyen pour tenir vos engagements et votre planning consiste à se jeter à 100% dans la bataille. Si vous consacrez 10% de votre temps à votre projet, il n’avancera jamais et vous finirez par le mettre de côté. Les Américains ont créé un mot pour les gens craignant de se lancer : les wantentrepreneur . N’en soyez pas un, lancez-vous à  100% et vous serez obligé de tenir votre planning. C’est toujours la même question : « au pire, qu’est ce que je risque ? »

 

 

Trois outils bien pratiques ainsi que trois méthodes pour tenir votre planning. Vous détenez maintenant toutes les armes pour avancer sur votre projet. Si vous le définissez comme un projet d’envergure, ou du moins important pour vous, la planification demeure obligatoire. Utilisez là !

 

Connaissez-vous d’autres outils de planification, gratuit ou payant ? Que pensez-vous de l’intérêt de définir en avance les tâches à effectuer ? Pensez-vous qu’on obtient une réelle hausse de productivité grâce à cela ?

 

 

 

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