Il n’y a pas que les autoentrepreneurs des métiers du web qui travaillent de chez soi. Le télétravail ou travail à domicile touche de plus en plus de salariés de grands groupes. En effet, on remarque qu’un salarié s’avère être plus efficace en travaillant de chez lui, et aussi qu’il coute moins cher à l’entreprise en lui évitant la charge d’un bureau en plus. Si vous avez l’opportunité de travailler de chez vous, même pour un ou deux jours par semaine, vous devez la saisir ! Démarrez votre journée quand vous le souhaitez, la moduler et la remplir en fonction de votre emploi du temps personnel se trouve être un véritable luxe. Pour une fois qu’on peut s’occuper de sa vie familiale sans contrainte, faites-le ! Pour ceux qui débutent dans le travail depuis son domicile, il peut être difficile de se motiver et de s’organiser afin d’avoir les mêmes résultats qu’au bureau. Malgré ce qu’on peut penser, travailler en robe de chambre ou en caleçon n’affecte pas sa productivité; c’est plutôt les demandes incessantes des collaborateurs et ces mini coupures bien trop présentes en entreprise qui gêne les résultats. On verra dans une première partie quatre conseils pour bien s’organiser puis les outils nécessaires pour travailler de manière optimale depuis son domicile.
I) Le plus gros du travail : l’organisation
– On assume qu’on a certaines tâches à effectuer pendant la semaine, mais concrètement, comment s’organiser ? Une technique simple et efficace consiste à lister, le dimanche, sur une feuille de papier ou dans un petit carnet, l’ensemble des tâches à accomplir pour la semaine qui arrive. En 20 minutes vous aurez réparti votre travail pour chaque jour de la semaine en fonction du temps que vont vous prendre ces tâches. Celles-ci doivent être distribuées de façon équitable sur l’ensemble de vos jours de travail. Ici, deux techniques s’imposent selon le caractère de chacun. Soit commencer chaque journée par les tâches les plus dures, car vous pensez être plus efficace au début de votre journée, soit au contraire démarrez par les tâches les plus faciles afin de vous motiver avec ces petites victoires. Personnellement je commence toujours par les tâches les plus faciles et les moins chronophages, car quand je vois qu’au bout d’une heure j’ai déjà barré sur mon petit carnet la moitié des tâches de ma journée, je me sens davantage motivé que si je n’en avais pas fini une seule dans ce même laps de temps. C’est à chacun de définir sa façon de procéder.
– Trouver son meilleur moment
Êtes-vous plus efficace le matin, l’après-midi ou la nuit ? Étonnement, certaines personnes se définissent elle même comme plus productive de nuit que la journée. D’autres préfèrent le matin très tôt ou en début d’après-midi. Comme l’ensemble des personnes, vous disposez de tranches horaires ou votre productivité se trouve à son meilleur niveau; sachez reconnaitre cette période et l’exploiter au maximum. Je sais que je suis plus efficace le matin, de 9h à 12h. Même si je bosse évidemment l’après-midi, voir parfois le soir, je sais que je dois effectuer mes tâches les plus difficiles dans ce laps de temps. L’après-midi étant consacré à du travail moins important.
– Éviter les heures de pointe
Combien de temps passez-vous à faire la queue chaque jour ? et dans les bouchons ? En travaillant à domicile et aux heures que vous choisissez, vous n’aurez plus jamais ce souci. Pas de déplacement, donc pas de bouchon, mais aussi pas de file d’attente à 18h au supermarché du coin, car vous avez le temps d’y aller à 15h quand il n’y a personne et de remplacer votre demie heure de travail de 15h à 15h30 par 18h-18h30. En évitant ces blocages dans la journée, vous gagnerez un temps considérable, parfois même plusieurs heures ! Et quand vous aurez listé l’ensemble des tâches professionnelles et ménagères que vous aurez effectué dans la journée, vous serez surpris de constater qu’elles sont bien plus nombreuses qu’avec des horaires de bureaux contraints.
– Tout couper
Si vous avez déjà occupé des bureaux avec d’autres collègues, vous savez que les interruptions dans le travail restent la source principale de baisses d’activité dans une entreprise. On perd du temps à répondre aux questions, ainsi que notre concentration. Pour bien travailler depuis son domicile, il faut couper son téléphone et toutes les sources d’interruptions possibles. Vous effectuerez une tâche qui vous prend habituellement 3H en 2h30. Ces 30 mins de gagnées, soit vous les passez à vous avancer, soit vous profitez pour faire autre chose que travailler.
II) Travailler à domicile avec les bons outils
Produire ce qu’on attend de vous à domicile, ou ce que vous attendez de vous-même ne peut être accompli sans utiliser les bons outils et matériels. Voici une petite liste :
– Un logiciel mail : J’utilise Windows live Mail mais vous pouvez fonctionner tout aussi bien avec un logiciel gratuit tel que Thunderbird. Ces outils permettent de gérer plusieurs boites email en même temps, que ce soit vos professionnels ou privés. Le tout est regroupé, ce qui permet un traitement beaucoup plus efficace de vos messages. Je vous conseille de définir un horaire pour lire et répondre à vos mails, soit au début de journée, soit en fin, mais ne laissez pas votre logiciel de messagerie ouvert toute la journée, sinon vous serez interrompus lors de vos tâches et perdrez en productivité. En général, les gens peuvent attendre 24h pour obtenir une réponse.
– Un logiciel de gestion de tâche : Trello permet de gérer en ligne ou sur son smartphone les tâches à effectuer. Vous les listez, puis les supprimez au fur et à mesure de leur avancement. Quasiment indispensable pour tous ceux qui travaillent depuis leur domicile !
– Deux logiciels de cloud : On ne présente plus Dropbox, ce petit soft permettant de mettre ses fichiers sur un cloud, c’est-à-dire sur des serveurs un peu partout sur la planète. Très utile pour sauvegarder certaines données ou pour échanger des fichiers avec vos associés ou clients. Dans la même veine, Evernote permet de créer des tâches ou notes sur un cloud, de les modifier et de travailler en direct dessus. Une multitude de petites fonctions très utiles.
Les outils informatiques s’avèrent être importants, mais le matériel de travail l’est encore plus !
L’écran d’ordinateur doit être de très bonne qualité et assez grand. La souris ergonomique et un clavier agréable au “tapé” rendent l’utilisation de l’ordinateur agréable. De grands bureaux pas chers sont disponibles chez Ikea ou autres, ne sous-estimé pas votre besoin de confort ! Pour moi le plus important reste le siège de bureau. C’est le matériel dans lequel je suis prêt à investir le plus, car une bonne assise évite le mal de dos et vous rendra la journée plus douce.
Le travail à domicile rentre dans les mœurs et c’est une chance pour tous. N’aillez pas peur de vous lancer, le plus important c’est de bien s’organiser et de travailler avec les bons outils. Vos gains de temps dans la journée seront impressionnants, et vous pourrez enfin vous accorder un peu de temps pour vous.
Travaillez-vous à domicile ? Quelles sont vos techniques pour avancer efficacement et ne pas vous démotiver ? Voyez-vous d’autres logiciels indispensables à proposer ?
